Velkomstbrev 9
Købsflow

Dette er den 9. og sidste mail i en mailrække, hvor vi vil introducere dig til de grundlæggende funktioner og navigationen i Business Central. Du kan finde alle 9 mails på nedenstående link:

Opmærksomhedspunkt; Cronus databasen som i anvender er opsat så der kan testes forskellige logistikmæssige indstillinger. Til test af en helt enkel salgsproces hvor logistikken håndteres fra salgsordren skal du anvende lokation blå og lokation rød.

I denne vejledning anvendes Rollecenteret Indkøber.

Du kan skifte rollecenter i den sorte App menu øverst:

Under Mine indstillinger. Vælg rollen Indkøb.

Købsflow
Overordnet er købsflowet delt op i tre step – købsrekvisition, købsordre og købsfaktura.

Købsprocessen kan startes på det step det ønskes, dvs. man kan starte med en købsrekvisition og omdanne den til en købsordre, men det er også muligt at starte direkte i en købsfaktura.

Varens bevægelse og den økonomiske værdi på varen er adskilt i to step i Business Central. Bogføres en varemodtagelse tilgår varen antalsmæssigt på lageret og kan disponeres til salgsordrer. Det er dog første ved bogføring af købsordre/købsfaktura at værdien tilgår lageret.

For handels- og produktionsvirksomheder vil en købsproces for varer typisk starte fra købsordren, mens servicevirksomheder og serviceleverandører ofte anvender købsfakturaen.

Købsordre
Fra købsordre oversigten vælges Ny for at danne en ny købsordre. Vælg Kreditornavn for at få udfyldt købsordren med alle stamoplysninger fra kreditorkortet. Købsordren opdateres ikke ved ændringer i kreditors stamoplysninger efterfølgende.

Købsordre - top

Ordredatoen er datoen for oprettelse af købsordren. Den ændres ikke automatisk efterfølgende.
Ved ændringer i Bogføringsdatoen ændres Bilagsdato og Forfaldsdato automatisk. Forfaldsdatoen beregnes med udgangspunkt i den Betalingsbeting. Kode der findes på købsordren.
Bilagsdato ændrer på Forfaldsdato uden at ændre på bogføringsdatoen. Det kan f.eks. anvendes når der faktureres med en bogføringsdato der ligger tidligere end dags dato for at opretholde de samme betalingsbetingelser.


Købsordre - linjer
For at skabe et bedre arbejdsområde for selve linjerne på købsorden, kan maksimer billede funktionen anvendes:
 

Det giver et meget større arbejdsfelt, hvor der kan holdes et stort antal kolonner synlige. Ved opstart af Business Central vil det være nødvendigt at tilpasse kolonnerne, så de passer til netop dine opgaver. Det kunne være en opsætning som denne:

Nødvendige standard felter der bruges af de fleste, og som er selvforklarende:

Herefter vil det være hensigtsmæssigt at have følgende felter synlige:

Modtag (antal) og Fakturer (antal) angiver det antal der skal modtages henholdsvis faktureres hvis der trykkes Bogfør. Når der er modtaget eller faktureret, vil det bogførte antal flytte til Modtaget (antal) eller Faktureret (antal).

Herudover er der en række datofelter der kan tages i brug afhængig af det konkrete behov:

Bekræftet modtagelsesdato anvendes til at notere aftalen med underleverandøren. Feltet indtastes manuelt og ændres ikke automatisk herfra.

Planlagt modtagelsesdato opdateres når den bekræftede Modtagelsesdato ændres, men kan også ændres manuelt. Fra Planlagt modtagelsesdato til Forventet modt. dato er den Indgående ekspeditionstid der ændres på Lokationskortet.

Købsordre - bund
Under linjerne på købssordren findes en række stamoplysninger der er arvet fra kreditorkortet, såsom Valutakode, Betalingsbeting.kode, mulighed for at indtaste alternative leveringsadresser. Herudover er det også her man kan sætte Forudbetaling på købsfakturaen. Når der angives en forudbetalingsprocentsats, kopieres den til alle købslinjer, og der kan efterfølgende dannes en forudbetalingsfaktura.
 

Bogførte dokumenter
Dokumenter der er dannet på igangværende men ikke afsluttede købssordrer kan findes fra Naviger, hvor der ligger Modtagelser (bogførte) og Fakturaer (delfaktureringer af ordrer).
 

Når købsordren er fuldt modtaget og faktureret kan alle bogførte dokumenter findes fra Hovedmenu, Indkøb og Journaler/poster og Bogf. købsfakturaer.