Ved at bruge vores gennemtestede trin-for-trin-implementering kan vi bidrage til en tryg og sikker implementering. Processen er i princippet den samme for alle, men den tager udgangspunkt i jeres specifikke forretningsgange, behov og ønsker. Processen er som følger:
Når vi har indgået en aftale om at implementere jeres regnskab til ERP-hotellet, og vi har modtaget jeres virksomheds stamdata, opretter vi jeres database med fuld ERP-hotel (ekskl. opsætning) og med alle Continia-produkter, datawarehouse og Business Intelligence-platform.
I vil modtage en velkomstmail med et link, der giver jer adgang til jeres driftsdatabase og et MASTER-regnskab.
Den tekniske opstart vil typisk være gennemført i løbet af den første uge, efter der er indgået en aftale om opstart på ERP-hotellet.
En succesfuld implementering afhænger af, at alle deltagere er forberedte og har modtaget tilstrækkelig uddannelse i det nye system. I vil derfor blive undervist på egen data i jeres egne forretningsgange i et forløb, som er gennemprøvet og gennemtestet. Under implementeringsforløbet sørger vi for uddannelse i Dynamics 365 Business Central for hele brugergrupper, for hvem det er relevant – eller ved sidemandsoplæring for den enkelte. På den måde sørger vi for, at I kommer sikkert og trygt i gang med at bruge ERP-hotel.
Forud for projektstart til der blive lavet en konkret tidsplan og en arbejdsfordeling mellem virksomhed og Ecodel i implementeringsfasen. Tidsplanen vil synliggøre tidshorisonten for opgaven og synliggøre, hvilke opgaver der skal løses i projektforløbet. Det er vigtigt, at I er klar til at prioritere projektopgaverne, uddannelse og selve implementeringen midt i en hverdag, der i forvejen er travl for de fleste.
Den vigtigste faktor af alle er den menneskelige faktor. Er organisationen forberedt og motiveret? Er der accept og forståelse for de forstyrrelser, der uvilkårligt vil komme? Det er en rigtig god idé at være opmærksom på elementerne i forandringsledelse, både i opstarten og undervejs i jeres projekt.
Uden at kigge ind i Business Central laver vi som det første en strukturworkshop, hvis formål er at præcisere jeres mål med implementeringen af nyt ERP-system. Opgaven løses uden brug af Business Central for at sikre, at vi har en korrekt forståelse for jeres mål og forretningsgange, uden at vi lader os styre af muligheder og begrænsninger i Business Central i ønskefasen.
Sammen laver vi en skitse med den ønskede afrapportering.
Vi gennemgår jeres ønsker til afrapportering og samler tabeller og grafer, der er nødvendige for at skabe et overblik over virksomhedens økonomiske indtjening, status og risici. På baggrund heraf udledes behovet for struktur, dimensioner, segmentering mv. i den nye ERP-løsning.
På strukturworkshoppen gennemgår og beskriver vi alle de primære processer og forretningskritiske processer. På den måde sikrer vi, at der er funktionalitet og undervisning af brugerne, så processerne kan fortsætte uforandrede eller forbedrede i den nye ERP-løsning.
Det er vigtigt, at vi finder frem til nuværende udfordringer og ikke-effektive forretningsgange. Det er typisk forretningsgange, der ikke understøttes af jeres nuværende ERP-løsning.
Det kan være løsninger, hvor data tastes manuelt og ikke integreres og valideres af ERP-løsningen. Disse løsninger kalder vi for ø-løsninger, da de fungerer uden sammenhæng med ERP-løsningen. Sammen sætter vi konkrete mål for, hvilke ikke-effektive forretningsgange der skal automatiseres i den nye ERP-løsning.
Har I eksisterende integrationer til tredjepartssystemer, skal det besluttes, om de skal flyttes med til den nye ERP-løsning. Sammen klarlægger vi, om det er funktionalitet, der allerede findes i jeres nye ERP-løsning, eller om der skal laves en ny integration.
En implementering af en ny ERP-løsning er en fantastisk mulighed for at få ryddet op i sine stamdata.
Herudover vil den gennemførte strukturworkshop ofte skabe ønsker til f.eks. segmentoplysninger på debitorer eller gruppering af varer, så der efterfølgende kan laves de ønskede analyser, som understøtter handlingsplaner og strategi for jeres virksomhed.
Dernæst laver vi en plan for flytning af stamdata. Dette gennemføres med Excel som platform for oprydning i en struktur, der efterfølgende kan indlæses i Business Central.
Denne fase er uden sammenligning den fase, hvor vores kunder oplever den største arbejdsbyrde. Det gælder særligt de steder, hvor der er store mængder stamdata, og hvor der er mange nye ønsker til brug af dimensioner til afrapportering og analyse.
Vores erfaring viser, at en ny implementering af en ERP-løsning altid medfører nye strukturer og nye dimensioner – såsom segmentering af kunder mv.
Da jeres gamle data naturligvis ikke indeholder de nye strukturer, giver det derfor ikke tilstrækkelig værdi at flytte jeres gamle transaktionsdata. Der er væsentlige besparelser i projektet ved blot at bogføre åbningstallene, så I har sammenligningstal for de seneste 12 måneder.
Når alle stamdata for jeres kunder, leverandører, varer osv. er indlæst, dannes en sandkasse, hvor alle de aftalte opsætninger og tilpasninger fra strukturworkshoppen er indarbejdet.
Sandkassen er en kopi af jeres færdige driftsdatabase, og den vil blive anvendt til procesworkshoppen, hvor alle jeres brugere vil blive undervist i jeres egne processer.
Procesworkshoppen deles oftest op i funktioner som salg, lager og indkøb, så det er muligt at zoome ind på brugernes helt specifikke spørgsmål og flows.
Typisk tager en procesworkshop to arbejdsdage. Dog vil det være lidt mindre ved mindre komplekse forretningsgange og lidt mere, hvis flere moduler tages i brug eller ved mere komplekse forretningsgange.
Når undervisningen er gennemført, vil der typisk være 3-4 uger til den primære implementeringsdato. Det er vores anbefalede tidsperiode, hvor I som virksomhed kan køre intern træning og få de nye processer ind under huden.
Vi anbefaler 3-4 ugers træningsperiode. Kortere periode betyder ofte, at der ikke trænes nok. Længere periode med træning betyder ofte, at emnerne, der er gennemgået på procesworkshoppen, skal gentages, fordi projektet mister momentum.
I flowtesten skal alle kendte og sædvanlige flow trænes. I hverdagen opleves ofte enkeltstående afvigelser eller situationer, som ikke er typiske for de primære flow og som kan være svære at træne eller forudse. Ved at træne de kendte og sædvanlige flows skabes overskud til at håndtere det uforudsete eller det, I skulle have glemt i implementeringen.
Når alle flowtests er gennemført tilfredsstillende, gennemføres den primære implementering.
Når vi kalder det en primær implementering, er det fordi, den indeholder de vigtigste forretningskritiske processer. Af hensyn til sikkerheden og fremdriften i implementeringsfasen gemmes mindre vigtige og ikke-kritiske flows og forbedringspunkter til en sekundær implementering.
Vi anbefaler, at datoen for go-live er en anden dato end jeres regnskabsår, da vi ser en meget stor belastning af nøglepersoner, hvis der er årsafslutning og implementering af nyt ERP-system på samme tid.
I forbindelse med opstarten indlæses lagerbeholdning, kundesaldi og kreditorsaldi og til sidst finanssaldi til det nye bogholderi. Primosaldi kan enten indtastes manuelt, hvis der er lav volumen, og ellers kan de indlæses direkte i Business Central.
Har I en høj grad af følsomhed i jeres drift i forhold til ordrefrekvens og leveringstid, vil der altid være en eller flere ERP-konsulenter til stede på opstartsdagen og de efterfølgende dage. På den måde kan vi hurtigt håndtere tvivlsspørgsmål. Er den tidsmæssige følsomhed i salgsprocessen mindre, kan det også aftales, at support foregår online fra distancen, efter behov.
Efter den primære implementering vil der typisk være et par måneder, hvor der efterspørges support, men I takt med at hverdagen og fordelene ved skiftet realiseres, vil der være mindre eller slet ingen support.
Omfanget af support, der efterspørges efter implementeringen, afhænger i høj grad af, hvilken indsats I som virksomhed yder i fasen med flowtest. Det er en rigtig god ide at lave en træningsplan for brugerne af det nye system.
Når de primære processer er i stabil drift, skal vi i gang med at prioritere forbedringerne af ikke-forretningskritiske processer, så vi kan bevare momentum og nå alle de mål med implementeringen, som ikke var en del af den primære implementering.
Vi implementerer de sidste ikke-forretningskritiske processer ud fra planen og er herefter færdige med at implementere jeres nye ERP-hotel.
Når de vigtigste forretningskritiske processer er på plads, ses det ofte, at uudnyttede potentialer ikke realiseres, da organisationen går i drift igen. Vi sørger for, at intet falder ned mellem to stole, og at vi holder fokus på målene i forhold til at færdiggøre implementeringen.
En del af ERP-hotellets service er vores efterfølgende support. Det betyder, at I ikke bliver overladt til jer selv – heller ikke efter implementeringen. Der vil helt sikkert forekomme små udfordringer og flere spørgsmål, når man skifter system, og netop derfor sidder vi klar til at hjælpe jeres brugere.
Vi oplever, at vores support bruges mest i de første 6 måneder efter implementeringen, mens der fortsat sker læring og opstår opgaver, som ikke er prøvet før. Men over tid føles de nye processer og funktionaliteter lettere, og der er brug for mindre support.
Tillykke, du har nu fået implementeret et komplet ERP-miljø og skal aldrig tænke på opgraderinger igen.
At få en ny ERP-løsning implementeret kan være en stor mundfuld. Jeg vil gerne gøre det hele mere håndgribeligt ved at fortælle dig lidt om processen med egne ord. Lad mig høre lidt om jeres situation, så tager vi den derfra.
